Sunucu odası, yedekleme ve güncelleme işleri, uzun süre ERP kullanmanın kaçınılmaz bir parçası sayıldı. Bulut ERP bu yükü işletmenin üzerinden alıyor ve programı internet olan her yerden kullanılabilir hale getiriyor; ancak her işletme için aynı ölçüde uygun değil. Bu yazı, bulut ERP’nin ne olduğunu, şirket içine kurulan ERP’den hangi noktalarda ayrıldığını ve hangi işletmeler için doğru bir tercih olduğunu ele alıyor.
Bulut ERP nedir?
Bulut ERP, muhasebe, finans, stok, satış, satın alma ve üretim gibi süreçleri yöneten ERP programının işletmenin kendi sunucusunda değil, hizmet sağlayıcının veri merkezinde çalışmasıdır. Kullanıcılar programa internet üzerinden bilgisayar, telefon ya da tabletle bağlanır. Sunucunun işletilmesi, verilerin yedeklenmesi ve programın güncellenmesi hizmet sağlayıcının sorumluluğundadır; işletme ise yalnızca programı kullanır. Böylece bilgi işlem yükü azalırken ERP’ye ofis dışından da erişilebilir.
Şirket içine kurulan ERP’den farkı
| Şirket içi ERP | Bulut ERP | |
|---|---|---|
| Programın çalıştığı yer | İşletmenin kendi sunucusu | Hizmet sağlayıcının veri merkezi |
| Sunucu ve donanım | İşletme alır ve yönetir | Hizmet sağlayıcıda |
| Yedekleme | İşletmenin sorumluluğunda | Hizmet sağlayıcı tarafında |
| Güncelleme | İşletme ya da iş ortağı yapar | Otomatik olarak yapılır |
| Ofis dışından erişim | Ek altyapı gerektirir | İnternet olan her yerden |
| İnternet bağımlılığı | Ofis içinde düşük | Bağlantının kalitesi belirleyici |
Hangi modelin uygun olduğu; işletmenin bilgi işlem kaynaklarına, farklı lokasyonlardan erişim ihtiyacına, internet altyapısına ve ERP’de ne ölçüde işletmeye özgü geliştirme gerektiğine bağlıdır. Kurulum modelinin ERP seçimindeki yeri ERP programı seçimi yazımızda ayrıca ele alındı.
Bulut ERP kimler için uygun?
- Sunucusu ve bilgi işlem ekibi olmayan işletmeler: Sunucu yatırımı, yedekleme ve güncelleme takibi olmadan ERP kullanmak isteyen KOBİ’ler için bulut, bu işlerin tamamını hizmet sağlayıcıya bırakır.
- Şubeli ve çok lokasyonlu işletmeler: Mağazalar, depolar ve şubeler aynı sisteme ayrı bir bağlantı altyapısı kurulmadan erişir; bütün lokasyonların verisi tek yerde toplanır.
- Saha ekibi olan işletmeler: Satış temsilcileri sipariş alır, fatura keser ve stok durumunu sahadan görür; saha ile merkez arasında ayrıca veri aktarımına gerek kalmaz.
- Yöneticileri ofis dışında da rakamlara ulaşmak isteyen işletmeler: Satış, tahsilat ve stok bilgisi internet olan her yerden izlenir.
- Hızlı başlamak isteyen işletmeler: Sunucu kurulumu gerekmediği için hazırlık süresi kısalır; ekip modül modül sisteme alışarak ilerler.
Değerlendirilmesi gereken durumlar
Bulut ERP’ye geçmeden önce bazı konuların ayrıca değerlendirilmesi gerekir. İnternet bağlantısının zayıf olduğu ya da sık kesildiği lokasyonlarda yedek hat planlanmalıdır; bulut sistemde bağlantının kalitesi, programın hızını doğrudan belirler. Verilerin şirket içinde tutulmasını gerektiren kurumsal bir politika varsa, bu konu seçimin başında konuşulmalıdır. İşletmeye özgü ekran, rapor ve entegrasyon ihtiyacı yoğunsa, bu geliştirmelerin bulut altyapıda nasıl yapılacağı netleştirilmelidir.
Güvenlik ve veri: sorulması gereken sorular
Bulut ERP’de veri işletmenin binasında değil, hizmet sağlayıcının altyapısındadır. Bu nedenle seçim sırasında şu soruların cevabı alınmalıdır:
- Veriler nerede ve hangi yedekleme düzeniyle tutuluyor?
- Kullanıcı yetkileri hangi ayrıntıda, rol bazında tanımlanabiliyor?
- Ayrılan bir çalışanın erişimi nasıl ve ne kadar hızlı kapatılıyor?
- Programın güncellenmesi ve mevzuat değişikliklerinin yansıması nasıl yürüyor?
- Veriler gerektiğinde dışarı nasıl alınabiliyor?
Her yerden erişilebilen bir sistemde güvenliğin temeli, yetkilerin kişilere değil rollere göre verilmesi ve kullanıcı listesinin düzenli olarak gözden geçirilmesidir.
Geçişte dikkat edilmesi gerekenler
Başka bir programdan bulut ERP’ye geçişte geçmişin tamamını taşımak yerine, açılış bakiyeleri, cari ve stok kartları gibi hangi verilerin aktarılacağı ve yeni sistemde hangi tarihten itibaren başlanacağı önceden planlanmalıdır. Geçişin ay ya da yıl başına denk getirilmesi, açılış bakiyelerinin ve dönem raporlarının temiz bir zeminde kurulmasını sağlar. Muhasebe ve ön muhasebeyle başlanıp stok, üretim ve satış kanallarının aşama aşama eklenmesi ise ekibin her adımı sindirerek ilerlemesine imkân verir.
DİA ERP: bulut tabanlı ERP
Peracom Yazılım, bulut tabanlı ERP tarafında DİA’nın yetkili iş ortağıdır. DİA ERP; muhasebe, finans, stok, depo, üretim, satış, satın alma ve insan kaynakları kayıtlarını tek programda tutar ve bulut üzerinde çalışır. Sunucu, yedekleme ve güncelleme işleri DİA tarafında yürür; program mevzuata uygun en güncel sürümde tutulur. Saha ekipleri DİA Mobil ile Android ve iOS cihazlardan sipariş alır, fatura keser ve depo sayımı yapar. DİA, GİB’in özel entegratörü olduğu için e-Fatura’ya ayrı bir entegratör olmadan geçilebilir. Ayrıntılar DİA ERP sayfamızda.
Bulut ERP projeniz için
Peracom Yazılım, bulut ERP projelerinde ihtiyaç analizinden aktarılacak verilerin belirlenmesine, kullanıcı yetkilerinin kurgusundan modüllerin aşamalı olarak devreye alınmasına ve ekibin eğitimine kadar bütün aşamaları yürütür. İşletmeniz için bulut ERP’nin uygunluğunu konuşmak için 0212 243 10 80 numaralı telefondan ya da iletişim formundan bize ulaşabilirsiniz.