DİA
Satış, satın alma ve stok
DİA'nın stok ve depo, talep, satın alma, teklif, sipariş ve dış ticaret bölümleri. Malzeme talebi, teklif, sipariş ve sevkiyat aynı programda birbirine bağlı yürür.
Satın alma
- Talep
- Yetkili onayıOnaylayan, talep edilen miktarın bir kısmına onay verebilir
- Teklif
- KarşılaştırmaTedarikçi teklifleri Genel Analiz ekranında karşılaştırılır
- Sipariş
- Siparişe bağlı kabulBarkodla yapılır; istenirse siparişi olmayan malzeme kabul edilmez
- Mal kabul
Ay sonunda: tedarikçiyle anlaşılan fiyatın üstünde gelen alımlar için fiyat farkı faturası kendiliğinden oluşur.
Satış
- Teklif
- Onay kuralıOnaylanan teklif tek tuşla satış siparişine dönüşür
- Sipariş
- Yetkili onayı ve rezervasyonSiparişe ayrılan malzeme başka müşteriye satılmaz
- Depo
- Barkod kontrolüSevk depo onayıyla çıkar; parça parça sevkiyat izlenir
- Sevkiyat
Cari risk sipariş, sevkiyat, faturalama ve çek-senet aşamalarında TL ve döviz olarak kontrol edilir.
Genel bakış
Depo, şube ya da şantiyeden gelen malzeme talebi yetkili onayından geçer, sonra alınan tekliflere ya da verilen siparişlere aktarılır. Satış tarafında onaylanan teklif satış siparişine dönüşür, sipariş verilen malzeme rezerve edilir, sevkiyat gerekirse parça parça yapılır.
Stok tarafında tüm depolar tek ekrandan izlenir; lot, seri, varyant ve son kullanma tarihi takibi yapılır, ürünler raf ve hücre bazında yerleştirilir. Depo ekibi DİA Mobil ile mal kabulü, sevki ve sayımı el terminalinden barkodla yapar; satış ekibi sahada sipariş alır, fatura keser ve müşterinin riskini görür.
Satın alma tarafında geçmiş satışlardan sipariş tahmini çıkarılır, tedarikçiyle yapılan fiyat anlaşmasının üstünde gelen alımlar için fiyat farkı faturası kendiliğinden oluşur. Bu bölümler muhasebe, üretim ve e-fatura ile bağlantılı çalışır; DİA bulutta çalıştığı için stok, talep ve sipariş bilgilerine internet olan her yerden ulaşılır.
Projede dikkat edilmesi gerekenler
- 01Stok kartları standartlaştırılmalı.Stok kodlama, birim ve varyant yapısı kurulumdan önce belirlenmelidir; aynı ürünün farklı kodlarla açılması stok raporlarını anlamsız kılar.
- 02Açılış stoğu sayımla girilmeli.Canlı kullanıma geçmeden yapılan tam sayım, sistemdeki stoğa ilk günden güvenilmesini sağlar.
- 03Talep onay kuralları tanımlanmalı.Malzeme taleplerinin kim tarafından ve hangi tutara kadar onaylanacağı baştan tanımlandığında satın alma süreci kişilere değil kurallara bağlı ilerler.
- 04Teklifler programda karşılaştırılmalı.Tedarikçi tekliflerinin programda karşılaştırılıp kayda alınması, satın alma kararlarının gerekçesinin sonradan da izlenebilmesini sağlar.
- 05Siparişe ayrılan stok rezerve edilmeli.Sipariş alınan malzemelerin rezerve edilmesi, aynı stoğun iki müşteriye birden satılmasını önler.
- 06Barkod ve palet yapısı depoyla birlikte planlanmalı.Barkod ve palet düzeni depo yerleşimiyle birlikte kurgulanmalı, el terminaliyle kullanım ekiple sahada denenmelidir.
- 07İthalat masraflarının dağıtımı belirlenmeli.Dış ticarette gümrük, navlun ve sigorta gibi masrafların maliyete dağıtım yöntemi baştan belirlenmezse stok maliyetleri gerçeği yansıtmaz.
Kimler için
Stok tutan, satın alma ve sipariş takibi yapan işletmeler. Dış ticaret bölümü ithalat ve ihracat yapan işletmeler için.
Modüller
- Stok ve depo
- Tüm depolar tek ekrandan izlenir. Lot ve seri numarası, renk ve beden gibi varyantlar, son kullanma ve garanti tarihleri, asgari ve azami stok miktarları takip edilir; konsinye ürünler ayrıca izlenir.
- Depo ve raf yönetimi
- Stok raf, hücre, alan ve birim bazında izlenir; ürün rafa yerleştirilir, raftan toplanır ve raflar arasında taşınır. Raf yeri seri, lot ve barkodla takip edilir, raf sayısında sınır yoktur.
- DİA Mobil ile depo
- Mal kabul siparişe bağlı ve barkodla yapılır, istenirse siparişi olmayan malzeme kabul edilmez. Sevk barkod kontrolünden sonra depo onayıyla çıkar; sayım EAN, seri ya da varyant barkoduyla bölüm bölüm yapılıp birleştirilir. Telefon, tablet ve Android el terminallerinde çalışır.
- Barkod ve palet
- Sınırsız barkod tanımlanır; EAN-8, EAN-13, Code 128 ve Code 39 etiketleri basılır. İTS, ÜTS ve TBS ile uyumlu kare barkodda barkod ve seri numarası tek okutmada alınır. Mal kabulde palet oluşturulur, satışta ürün paletle seçilir.
- Maliyet ve değerleme
- Envanter sabit fiyat, ortalama, FIFO, LIFO ya da son giriş fiyatına göre değerlenir; eksi stok izlenir. İthalatta gümrük, navlun ve sigorta gibi masraflar miktara, ağırlığa, hacme ya da desiye göre maliyete dağıtılır.
- İki birimle takip
- 5 boyutlu takip modülüyle aynı ürün kilo ve adet gibi iki birimde çarpansız izlenir; en, boy ve adetten miktar otomatik hesaplanır. Metal, cam ve et gibi sektörler için tasarlanmıştır.
- Satışa göre sipariş tahmini
- Geçmiş satışlara bakılarak şube, stok, grup, marka ve tedarikçi bazında gelecek satış tahmin edilir; tahmin depo miktarıyla karşılaştırılıp verilmesi gereken sipariş hesaplanır ve istenirse sipariş otomatik oluşur.
- Talep ve satın alma
- Depo, şube ve şantiyeden gelen talepler yetkili onayından sonra alınan tekliflere ya da verilen siparişlere aktarılır. Tedarikçiyle anlaşılan fiyatın üstünde gelen alımlar için ay sonunda fiyat farkı faturası kendiliğinden oluşur.
- Teklif yönetimi
- Teklifler onay kurallarına bağlanır, Genel Analiz ekranında karşılaştırılır ve farklı müşteri grupları için farklı dilde ve tasarımda hazırlanır. Onaylanan teklif tek tuşla satış siparişine dönüşür.
- Sipariş ve sevkiyat
- Siparişler yetkili onayından sonra sevk edilir, sipariş verilen malzeme rezerve edilir, ön ödeme siparişe bağlanır. Parça parça sevkiyat izlenir; hangi siparişten ne kadar mal geleceği ya da gideceği listelenir.
- Cari risk ve kampanya
- Müşteri riski sipariş, sevkiyat, faturalama ve çek-senet aşamalarında TL ve döviz olarak kontrol edilir. Fiyatlar şube, cari, marka ve kategori bazında verilir; "1 alana 1 bedava" gibi promosyonlar barkodla satışta kendiliğinden uygulanır.
- Satış elemanı ve raporlar
- Satış elemanlarına prim tanımlanır, karşılıksız çıkan çekte prim ödenmeyebilir, eleman bazında kâr ve zarar çıkarılır. İş zekâsı modülünde satış, teklif, sipariş ve satın alma analizleri hazır gelir.
- Dış ticaret
- İthalat ve ihracat kartlarında ödeme, teslim ve taşıma şekli, gümrük ve nakliyeci bilgileri tutulur; kartlar faturalarla eşleştirilir ve KDV iade dekontu otomatik oluşur.
Modül seçimi
Modül seçerken nelere bakılmalı?
- 1Depo ne kadar karmaşık? Tek depoda sınırlı ürünle çalışan işletmeler için temel stok yapısı yeterlidir; raf ve hücre bazında yerleşim, toplama ve raflar arası taşıma gerekiyorsa depo-raf yönetimi eklenmelidir.
- 2Ürünler hangi birimlerle izleniyor? Renk ve beden gibi varyantlar, lot ve son kullanma tarihi ya da kilo ile adetin birlikte izlenmesi gerekiyorsa ilgili modüller kurulumun başında seçilmelidir; kartlar açıldıktan sonra yapıyı değiştirmek zordur.
- 3Satın alma kararları nasıl veriliyor? Sipariş miktarları geçmiş satışa göre belirleniyorsa satışa göre sipariş tahminleme, tedarikçiyle fiyat ve kota anlaşmaları varsa malzeme bağlantıları ve kampanya takibi değerlendirilmelidir.
- 4Sahada ve depoda mobil kullanılacak mı? DİA Mobil'in giriş paketi bütün mobil kullanımın ön koşuludur; sayım, mal kabul ve sevk el terminalinden yapılacaksa cihaz seçimi ve kullanıcı sayısı proje başında planlanmalıdır.
Peracom Yazılım ile proje adımları
- 1
Kurulum
Lisansın temin edilmesi, sistemin altyapıya kurulması ve veri aktarım planının hazırlanması.
- 2
Uyarlama
Parametrelerin, yetkilerin, raporların ve iş akışlarının işletmenin süreçlerine göre yapılandırılması.
- 3
Eğitim
Kullanıcıların rol bazında eğitilmesi; ekiplerin sistemi ilk günden kendi işinde kullanabilmesi.
- 4
Destek
Canlı kullanım sonrasında telefon, uzaktan bağlantı ve destek talebiyle sürekli destek; sürüm güncellemelerinin takibi.
Sık sorulan sorular
Sipariş alınan malzeme başka müşteriye satılmasın diye ayrılabilir mi?
Evet. Malzeme rezerve olarak işaretlenir. Rezervasyon fiili miktarı değiştirmez, gerçek miktarı düşürerek malzemenin satılmasını engeller.
Talepler nasıl onaylanır?
Depo bazında yapılan malzeme talepleri yalnızca yetkili personel onayladıktan sonra diğer işlemlere aktarılır. Onaylayan kişi talep edilen miktarın bir kısmına onay verebilir. Onay bekleyen talepler talep listesinden görülür.
Tedarikçilerden gelen teklifler karşılaştırılabilir mi?
Evet. Satın alma birimine gelen teklifler Genel Analiz ekranında gruplarına göre karşılaştırılır.
Dış ticaret bölümü muhasebeyle bağlantılı mı?
Evet. İthalat ve ihracat kartları faturalarla eşleştirilir, hangi ihracat için hangi satış ve hizmet faturalarının kesildiği görülür. Fatura kaydedildiğinde KDV iade dekontu otomatik oluşur.
Satın alma ve depo işlemleri mobilden girilebilir mi?
Evet. DİA Mobil ile mal alım faturası ve irsaliyesi, barkodla mal kabul, sevk, sayım, depolar arası transfer ile üretimden giriş, sarf ve fire fişleri telefon, tablet ya da Android el terminalinden girilir.
Stok hangi yöntemle değerlenir?
Envanter raporu sabit fiyat, ortalama, FIFO, LIFO ya da son giriş fiyatına göre alınır; eksi stok da ayrıca izlenir.
Sipariş miktarını program önerebilir mi?
Evet. Satışa göre sipariş tahminleme modülü geçmiş satışlardan gelecek satışı tahmin eder, depo miktarıyla karşılaştırıp verilmesi gereken siparişi hesaplar ve asgari stok için tamamlama siparişi önerir.