Sistemde görünen ürünün rafta bulunamaması, toplamada yanlış ürünün ya da yanlış miktarın sevk edilmesi, sayım için deponun günlerce kapatılması ve hangi ürünün nerede durduğunun yalnızca birkaç kişinin hafızasında olması, büyüyen depoların ortak sorunlarıdır. Depo yönetim yazılımı (WMS) bu sorunları depo içindeki her hareketi kayda bağlayarak çözer; ancak her depo için gerekli değildir. Bu yazı, WMS’in ne olduğunu, hangi durumlarda gerektiğini ve seçimde nelere bakılması gerektiğini ele alıyor.
Depo yönetim yazılımı (WMS) nedir?
WMS (Warehouse Management System, depo yönetim sistemi), depodaki ürünlerin yerini ve depo içindeki iş adımlarını yöneten yazılımdır. ERP’nin stok modülü bir ürünün hangi depoda kaç adet bulunduğunu ve değerini tutar. WMS ise bir adım ileri giderek ürünün depo içinde hangi rafta, hangi adreste, hangi palette ve hangi lotla durduğunu bilir; mal kabulden yerleştirmeye, toplamadan sevkiyata kadar her adımı el terminali ve barkodla yönetir. Böylece depo bilgisi kişilere değil, sisteme bağlı olur.
Hangi durumlarda WMS gerekir?
- Ürün aranarak bulunuyorsa: Depodaki yerleşim yalnızca deneyimli personelin hafızasındaysa, o kişi olmadığında depo yavaşlar.
- Toplama hataları müşteriye yansıyorsa: Yanlış ürün ya da eksik miktar sevkiyatı iade, yeniden sevk ve müşteri kaybı demektir.
- Lot, seri ya da son kullanma takibi gerekiyorsa: Gıda, kimya, kozmetik ve medikal gibi alanlarda hangi lotun hangi müşteriye gittiğinin izlenmesi ve son kullanma tarihine göre toplama zorunlu hale gelir.
- Sipariş sayısı ve ürün çeşitliliği arttıysa: Günlük sevkiyat yetişmiyor, depo ekibi büyüdükçe verim düşüyorsa sorun çoğu zaman iş gücünde değil, süreçtedir.
- Sayım için depo kapatılıyorsa: Adres bazında ve dönemsel sayım yapılabilen bir sistemde, sayım işi durdurmadan yürür.
Buna karşılık ürün çeşidi az, hareketi sınırlı küçük depolarda ERP’nin stok ve depo işlemleri çoğu zaman yeterlidir. WMS kararı, depodaki hacme ve bir hatanın işletmeye maliyetine göre verilmelidir.
Seçimde bakılması gereken kriterler
1. Süreç kapsamı. Mal kabul, yerleştirme, ikmal, toplama, sevkiyat, sayım ve iade adımlarının hangilerinin sistemde yürüyeceği baştan belirlenmeli ve programın bunları kapsayıp kapsamadığına bakılmalı.
2. Adres, palet ve lot takibi. Raf ve bölge bazında adresleme, palet takibi, lot ve seri numarası, son kullanma tarihi, bloke ve hasarlı stok ile iade takibi gerekiyorsa, bu özelliklerin standart yapıda sunulması önemlidir. Toplama kuralının önce giren önce çıkar ya da önce son kullanma tarihi dolan çıkar olarak tanımlanabilmesi de aynı ölçüde belirleyicidir.
3. El terminali ve barkod. Programın hangi cihazlarda çalıştığı, barkod, 2D barkod ve RFID okuyup okuyamadığı, depoda internet bağlantısı mı yoksa yalnızca yerel ağ mı gerektirdiği kurulumdan önce netleşmeli.
4. ERP bağlantısı. Stok, cari ve sipariş kartlarının ERP’den WMS’e, satın alma, üretim ve sevkiyat hareketlerinin WMS’ten ERP’ye nasıl aktarılacağı açık olmalı. Bağlantı ne kadar bütünleşikse, iki sistem arasındaki stok farkları o kadar azalır.
5. Uyarlanabilirlik. Standart süreçlerle çalışan bir depo için ayarlarla devreye alınan bir yapı yeterli olurken, kendine özgü süreçleri olan depolarda ekran, rapor ve iş adımlarının firmaya göre değiştirilebilmesi gerekir.
6. Büyüme. Depo hacmi arttığında daha kapsamlı bir pakete geçilebilmesi, üretim takibi ya da otomatik depo sistemleri gibi ihtiyaçların ileride eklenebilmesi, birkaç yıl sonra sistem değiştirme zorunluluğunun önüne geçer.
7. Lisans modeli. Ofis kullanıcılarının ve el terminali kullanıcılarının nasıl lisanslandığı, özellikle vardiyalı çalışan depolarda maliyeti doğrudan etkiler.
Kurulumda dikkat edilmesi gerekenler
Raf, bölge ve adres yapısı kurulumdan önce fiziksel olarak düzenlenmeli ve etiketlenmelidir; yazılım depodaki düzensizliği gidermez, yalnızca görünür kılar. Açılış stoğunun adres bazında tam sayımla girilmesi, sistemdeki stoğa ilk günden güvenilmesini sağlar. Ürün, palet ve adres barkodlarının standardı belirlenmeli, tedarikçiden gelen barkodların el terminaliyle okunup okunmadığı canlı kullanımdan önce denenmeli, depo içi kablosuz ağın kapsama alanı da kontrol edilmelidir. Hangi hareketin ERP’de, hangisinin WMS’te başlayacağı netleştirilmeli; aynı işlemin iki sistemde yapılması stok farklarının en yaygın kaynağıdır. Depo ekibinin eğitimi ise masa başında değil, el terminaliyle depoda ve gerçek iş akışı üzerinde verildiğinde geçiş çok daha hızlı tamamlanır.
Peracom Yazılım’ın yetkili olduğu depo çözümleri
Peracom Yazılım, iki farklı ERP ailesinde depo süreçlerinin kurgusunda ve devreye alınmasında yetkili iş ortağıdır.
Logo Edge WMS
Logo Edge WMS, Logo WMS’in yerine gelen depo yönetimi ürünüdür ve iki paketten oluşur. Basic paket, depo süreçlerini kod yazmadan hızlıca devreye almak isteyen küçük ve orta ölçekli depolar içindir: adres, palet ve son kullanma tarihi takibi gibi özellikler ayarlardan açılır. Platform paket ise kendine özgü süreçleri olan orta ve büyük depolar içindir; uyarlama aracıyla ekran, rapor ve tablolar firmaya göre değiştirilir, üretim ve iş emirleri depodan izlenir, robot modülüyle otomatik depolama sistemleri yönetilir. El terminali tarafında iOS, Android ve Windows cihazlar desteklenir, barkod, 2D barkod ve RFID okunur; depoda internet gerekmez, yerel ağ bağlantısı yeterlidir. İhtiyaç büyüdüğünde Basic’ten Platform’a geçilir; Platform, Logo ERP ile bağlantılı da bağımsız da kullanılabilir. Ayrıntılar Logo Edge WMS sayfamızda.
DİA ERP’de stok ve depo
Depo işlemlerini ERP içinde yürütmek isteyen işletmeler için DİA ERP’nin stok ve depo bölümü; barkod ve seri takibi, mal kabul, sevk, sayım ve depolar arası transferi kapsar. Lot ve seri numarası, renk ve beden gibi varyantlar, son kullanma ve garanti tarihleri izlenir, bütün depo ve mağazalar tek ekrandan görülür. Depo sayımı DİA Mobil ile mobil cihazdan da yapılabilir. Ayrıntılar DİA satış, satın alma ve stok sayfamızda.
Depo projeniz için
Peracom Yazılım, depo projelerinde mevcut depo süreçlerinin ve yerleşimin incelenmesinden adres ve barkod yapısının kurgusuna, ERP bağlantısından açılış sayımına ve depo ekibinin sahada eğitimine kadar bütün aşamaları yürütür. Deponuzu ve ihtiyaçlarınızı konuşmak için 0212 243 10 80 numaralı telefondan ya da iletişim formundan bize ulaşabilirsiniz.