Yanlış cariye kesilen, tutarı hatalı girilen ya da hiç kesilmemesi gereken bir e-Arşiv fatura, kağıt faturada olduğu gibi yırtılarak ortadan kaldırılamaz; iptalin belirli bir süre içinde ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği yolla yapılması gerekir. 2026’dan itibaren faturaların tamamı elektronik düzenlendiği için bu işlem artık her işletmenin karşılaşabileceği bir iş haline geldi. Bu yazı, e-Arşiv fatura iptalinin kurallarını, adımlarını ve süre geçtiğinde izlenecek yolu GİB’in güncel kılavuzuna dayanarak ele alıyor.
Süre: alıcıya iletimden itibaren 8 gün
e-Arşiv faturanın iptali, belgenin alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde yapılmalıdır. GİB’in e-Arşiv iptal kılavuzu bu süreyi açıkça belirler: iptal işlemi her durumda 8 günlük süre içinde tamamlanmalıdır. Süre, faturanın düzenlendiği tarihten değil, alıcıya iletildiği tarihten başlar. 8 gün geçtikten sonra iptal yolu kapanır ve itiraz yoluna gidilir.
Satıcı iptali nasıl yapar?
İptalin yolu, faturanın hangi yöntemle düzenlendiğine göre değişir.
GİB e-Arşiv Portal kullanan işletmeler:
- GİB Portal’a mali mühür ya da e-imza ile giriş yapılır.
- “Düzenlenen Belgeler” sekmesinden tarih aralığı seçilerek fatura bulunur.
- Fatura seçilip “İptal Talebi Oluştur” düğmesine basılır.
- “İptal Gerekçesi” yazılır, “Uyarıyı Okudum” kutusu işaretlenir ve talep yeniden “İptal Talebi Oluştur” ile gönderilir.
- Talebin sonucu “İptal/İtiraz Durumu” sütunundan izlenir.
Özel entegratör ya da ERP üzerinden fatura kesen işletmeler: e-Arşiv faturayı Logo, DİA gibi bir ERP programı ve özel entegratör üzerinden düzenleyen işletmelerde iptal talebi, GİB’e gönderilen iptal raporu ile iletilir; satıcının GİB portalında ayrıca işlem yapması gerekmez. İptal edilen fatura, günlük olarak gönderilen e-Arşiv raporunda da iptal kaydıyla bildirilir. Programdaki işlem adımları kullanılan programa ve entegratöre göre değişir.
Alıcı iptal talebi nasıl oluşturur?
Hatalı faturayı alan taraf da iptal talebi başlatabilir. Alıcı, GİB e-Arşiv Portalı’nda “Adıma Düzenlenen Belgeler” sekmesinden faturayı seçip “İptal Talebi Oluştur” ile talebini iletir. Kayıtlı e-belge kullanıcısı olmayan alıcılar da portala Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle girebilir.
Talebin kabul ya da reddedilmesi
Gelen talep, karşı tarafın portalında “Gelen İptal/İtiraz Talepleri” sekmesinde görünür ve “Talebi Kabul Et” ya da “Talebi Reddet” seçeneğiyle cevaplanır. Bu cevap, faturanın BA-BS formlarındaki durumunu belirler:
- Kabul edilirse fatura ne alıcının sanal BA formunda ne de satıcının sanal BS formunda yer alır.
- Reddedilirse fatura her iki formda da yer almaya devam eder.
Bu nedenle iptal talebinin karşı tarafa bildirilmesi ve cevabının takip edilmesi, en az talebin kendisi kadar önemlidir.
8 gün geçtiyse: itiraz
8 günlük süre dolduktan sonra fatura iptal edilemez; faturaya itiraz edilmesi gerekir. İtiraz, Türk Ticaret Kanunu’nun 18/3. maddesinde sayılan yollardan biriyle yapılır: noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da kayıtlı elektronik posta (KEP). Ardından itiraz, GİB portalında bildirilir: alıcı “İtiraz Belge Numarası”, “İtiraz Belge Tarihi” ve “İtiraz Yöntemi” alanlarını doldurarak itirazı kayda geçirir; özel entegratör kullanan satıcılar ise itirazı itiraz raporuyla bildirir.
İtirazın BA-BS formlarına etkisi için bir tarih sınırı vardır. İtiraz, faturanın ait olduğu ayı izleyen ayın 15. günü sonuna kadar karşı tarafça kabul edilirse fatura formlardan düşer. Bu tarihe kadar kabul edilmez ya da reddedilirse fatura itiraz eden tarafın formundan düşer, onaylamayan tarafın formunda ise kalır. Eski kaynaklarda geçen “izleyen ayın 20’si” tarihi güncel kılavuzla değişmiştir.
İptalden sonra dikkat edilmesi gerekenler
- Numara yeniden kullanılmaz. İptal edilen faturanın numarası yeni bir faturada kullanılamaz; doğru fatura yeni bir numarayla düzenlenir.
- Belge türü kontrol edilir. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı bir kullanıcıysa, iki kayıtlı kullanıcı arasındaki faturaların e-Fatura olarak düzenlenmesi gerekir. Yeni fatura kesilmeden önce alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığı kontrol edilmelidir.
- Muhasebe kaydı düzeltilir. İptal edilen faturanın ERP’deki kaydının da iptal edilmesi ya da ters kayıtla kapatılması, cari hesap ve KDV kayıtlarında fark oluşmasını önler.
Hatalı faturayı baştan önlemek
İptal işlemlerinin büyük bölümü birkaç temel önlemle azaltılabilir. Cari kartlardaki vergi numarası, unvan ve adres bilgilerinin düzenli olarak kontrol edilmesi, yanlış cariye kesilen faturaların önüne geçer. Faturanın e-Fatura mı yoksa e-Arşiv mi olacağının programda alıcının kayıtlı kullanıcı durumuna göre belirlendiğinden emin olunmalıdır. Yüksek tutarlı ya da belirli müşterilere kesilen faturalar için gönderim öncesinde bir kontrol adımı konması, faturayı kesen ekibin de 8 gün kuralını bilmesi, hatanın süre dolmadan fark edilmesini sağlar.
Logo ve DİA kullanıcıları için
Logo Edge T-Series’te e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter modülleri program içinde çalışır; kurulum ve kullanımda dikkat edilmesi gerekenler Logo e-Dönüşüm sayfamızda.
DİA, GİB’in özel entegratörü olduğu için e-Fatura ve e-Arşiv işlemleri ayrı bir entegratör olmadan program üzerinden yürür; ayrıntılar DİA muhasebe ve finans sayfamızda.
Kullandığınız programda iptal ya da itiraz işlemini nasıl yapacağınızdan emin değilseniz, süre dolmadan Peracom Yazılım destek ekibine 0212 243 10 80 numaralı telefondan ya da destek sayfamızdaki talep formundan ulaşabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; süreler ve adımlar GİB’in e-Arşiv Uygulamaları İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu’na (v1.1, 03.01.2025), e-Arşiv Kılavuzu’na ve 509 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne dayanır (Eylül 2026). Faturanızın durumunu mali müşavirinizle birlikte değerlendirmenizi öneririz.