Bir satın alma talebinin hangi yöneticinin masasında beklediğinin bilinmemesi, izindeki bir yönetici yüzünden bütün onayların durması ve bir kararın kim tarafından, ne zaman verildiğinin sonradan bulunamaması, onayları e-posta, telefon ve ıslak imzayla yürüten işletmelerin ortak sorunlarıdır. Logo Flow, yeni adıyla Logo Edge Flow, bu süreçleri tanımlı kurallara göre ilerleyen elektronik akışlara dönüştürür. Bu yazı, onay süreçlerinin Logo Flow’a nasıl taşınacağını ve kurulumda nelere dikkat edilmesi gerektiğini ele alıyor.
Logo Flow ve Logo Edge Flow
Logo, iş akışı ürünü Logo Flow’u Edge ailesine Logo Edge Flow adıyla taşıdı. Ürünün amacı aynı: kâğıtla ve e-postayla yürüyen onay ve talep işlerini, her adımı kayıt altında tutulan elektronik akışlara dönüştürmek. Logo’ya göre Edge Flow, hem mevcut Logo ERP ürünleriyle hem de yeni Logo Edge ERP ürünleriyle birlikte çalışıyor. Mobil tarafta ise ürün adları değiştiği için yeni mobil uygulamanın mağazadan yeniden indirilmesi gerekiyor.
Hangi onay süreçleri akışa taşınır?
Birden fazla kişinin dokunduğu, belirli kurallara göre onaylanan ve izinin sonradan aranabileceği her iş akışa uygundur. İşletmelerde en sık akışa taşınan süreçler şunlardır:
- Satın alma talebi: Talep edenden birim yöneticisine, tutara göre finans ya da genel müdüre uzanan onay zinciri.
- İzin talebi: Çalışanın talebi, yöneticinin onayı ve insan kaynaklarının bilgilendirilmesi.
- Masraf ve avans talebi: Belgesiyle birlikte gelen talebin onaydan sonra muhasebeye iletilmesi.
- Fiyat ve iskonto onayı: Belirli oranın üzerindeki iskontoların satış yöneticisinin onayına düşmesi.
- Cari kart ve kredi limiti değişikliği: Yeni müşteri açılışının ya da limit artışının finansın onayından geçmesi.
- Sözleşme onayı: Hukuk, finans ve yönetim arasında dolaşan sözleşmelerin sıralı onayı.
Bu süreçlerin ortak noktası, bugün her birinin ayrı bir kanaldan yürümesi ve durumunun ancak ilgili kişiye sorularak öğrenilebilmesidir. Akışa taşındıklarında her talebin hangi adımda, kimde ve ne kadar süredir beklediği tek ekrandan görülür.
Bir onay akışı adım adım nasıl kurulur?
1. Süreç yazıya dökülür. Talebi kimin başlatacağı, kimin hangi tutara kadar onay vereceği, onayların hangi sırayla ilerleyeceği ve reddedilen talebin nereye döneceği akış tasarlanmadan önce netleşmelidir. Bu adım atlandığında kâğıttaki belirsizlik elektronik ortama olduğu gibi taşınır.
2. Form tasarlanır. Logo Edge Flow’da formlar ve akışlar kod yazmadan, sürükle bırak ile hazırlanır. Formda yalnızca karar için gereken alanlara yer verilmesi önerilir; uzun ve karmaşık formlar kullanıcıyı yeniden e-postaya ve telefona döndürür.
3. Onaylar kişiye değil role bağlanır. Organizasyon grupları ve hiyerarşi tanımlandığında görevler belirlenen kişilere, ekiplere ya da departmanlara kendiliğinden atanır. Onay adımlarının “Ahmet Bey” yerine “satın alma müdürü” gibi rollere bağlanması, kadro değiştiğinde akışın yeniden tasarlanmasını gereksiz kılar.
4. Vekâlet ve yetki devri tanımlanır. İzinde ya da yerinde olmayan bir yönetici yüzünden akışın tıkanmaması için vekâlet tanımları kurulumun ilk adımlarında yapılmalıdır.
5. Zaman aşımı kuralları konur. Bekleyen onaylar için süre sınırı ve süre dolduğunda izlenecek yol belirlendiğinde, hiçbir talep sessizce bekleme listesinde kalmaz. Geciken görevler yönetim ekranında zaman aşımı kontrolüyle görülür.
6. Akışın sonu ERP’ye bağlanır. Onaylanan satın alma talebinin siparişe, onaylanan masrafın muhasebe kaydına dönüşmesi planlanmalıdır. Akışın sonunda aynı bilginin ERP’ye yeniden girilmesi, hem zaman kaybına hem de onaylanan ile kaydedilen arasında farka yol açar.
7. Pilot kullanımla başlanır. Akış önce küçük bir kullanıcı grubuyla denenmeli, formdaki eksikler ve onay sırasındaki aksaklıklar bu aşamada giderildikten sonra bütün işletmeye açılmalıdır.
Örnek: satın alma talebi akışı
Kâğıtla yürüyen bir satın alma sürecinde talep formu masadan masaya dolaşır; talebi yapan kişi, siparişin neden gecikti diye sorduğunda cevabı kimse bilmez. Akışa taşınmış hali ise şöyle kurgulanabilir:
- Çalışan, talep formunu doldurur; talep otomatik olarak birim yöneticisine düşer.
- Birim yöneticisi onaylar. Tutar, işletmenin belirlediği sınırın üzerindeyse talep finans ya da genel müdürün onayına geçer.
- Onaylanan talep satın alma birimine görev olarak atanır ve tedarikçilerden teklif toplanır.
- Seçilen teklif ERP’de siparişe dönüşür; talebi yapan kişi her adımda talebinin durumunu görür.
Logo Edge T-Series kullanan işletmelerde teklif toplama adımı, onaylanan satın alma emrinden tedarikçilere e-postayla teklif isteği gönderen ve gelen teklifleri yan yana karşılaştıran online teklif toplama özelliğiyle yürütülebilir.
Kurulumda dikkat edilmesi gerekenler
Onay süreçlerinin hepsini aynı anda akışa taşımak yerine, sık kullanılan tek bir süreçle, örneğin satın alma talebi ya da izinle başlanması önerilir; ilk akışın sonuçları görüldükten sonra diğer süreçler eklendiğinde kullanıcıların benimsemesi hızlanır. Sık seyahat eden ya da sahada çalışan yöneticiler için mobil onayın açılması, onayların masa başına dönülmesini beklemeden verilmesini sağlar. Canlı kullanıma geçildikten sonra ise akış raporlarıyla hangi adımda ne kadar beklendiği düzenli olarak izlenmeli ve süreç bu verilere göre iyileştirilmelidir; iş akışının asıl kazancı, darboğazın ilk kez görünür hale gelmesidir.
İşletmeye özgü, standart akış yapısının dışında kalan onay ve iş akışı ihtiyaçları için ise ERP’ye bağlı özel uygulamalar geliştirilebilir; ayrıntılar Özel yazılım sayfamızda.
Onay süreçleriniz için
Peracom Yazılım, iş akışı projelerinde mevcut onay süreçlerinin incelenmesinden onay kurallarının netleştirilmesine, form ve akış tasarımından ERP bağlantısına ve kullanıcı eğitimine kadar bütün aşamaları yürütür. Logo Edge Flow’un özellikleri Logo Edge Flow sayfamızda; onay süreçlerinizi konuşmak için 0212 243 10 80 numaralı telefondan ya da iletişim formundan bize ulaşabilirsiniz.