Çoğu işletmede İK işleri bordroyla başlar: maaşlar hesaplanır, SGK bildirgeleri gönderilir, izinler bir tabloda izlenir. Çalışan sayısı arttıkça izin talepleri e-postalara, performans değerlendirmeleri dosyalara, işe alım süreçleri kişilere dağılır ve İK ekibinin zamanı rutin işlere gider. İnsan kaynakları programı bu işleri tek sistemde toplar; ancak programın kapsamı, bordrodaki doğruluğu ve kurulumdaki kurgu, seçimden alınacak sonucu belirler. Bu rehber, İK programı seçerken bakılması gereken kriterleri ve kurulumda dikkat edilmesi gerekenleri ele alıyor.
Bordro programı mı, insan kaynakları programı mı?
Bordro programı ücret hesaplama, SGK bildirimleri, izin ve özlük kayıtları gibi yasal zorunluluğu olan işlere odaklanır. İnsan kaynakları programı ise bunların üzerine işe alım, eğitim, performans ve kariyer yönetimi, çalışan portalı ve organizasyon yönetimini ekleyerek çalışanın işletmedeki bütün sürecini kapsar. Personel işlerini muhasebe ya da mali müşavirle yürüten bir işletme için kapsamlı bir bordro programı yeterli olabilir; ayrı bir İK ekibi ve yerleşik süreçleri olan işletmelerde ise ihtiyaç kısa sürede bordronun ötesine geçer. Bu yüzden ilk soru, bugünkü ve önümüzdeki birkaç yıldaki İK süreçlerinin hangi kapsamı gerektirdiğidir.
Seçimde bakılması gereken kriterler
1. Bordro ve mevzuat doğruluğu. Asgari ücret, vergi dilimleri, SGK tavan ve taban tutarları gibi parametreler yıl içinde değişir. Programın bu değişiklikleri ne kadar hızlı yansıttığı, hatalı bordronun ve sonradan yapılan düzeltme işlemlerinin önüne geçip geçemeyeceğini belirler.
2. SGK işlemleri ve teşvikler. İşe giriş ve çıkış bildirgeleri, aylık prim ve hizmet belgesi, eksik gün bildirimi ve e-Bildirge gönderiminin programdan yapılabilmesi İK ekibine her ay zaman kazandırır. İstihdam, AR-GE ve Teknokent teşviklerinin programda hesaplanabilmesi ise işletmenin hak ettiği indirimden eksiksiz yararlanması anlamına gelir.
3. İzin, vardiya ve puantaj. İzin tipleri, hakediş kuralları, vardiya planları ve fazla mesai kuralları programda tanımlanabilmeli, puantaj da bu kurallar üzerinden hesaplanmalı. Turnike ya da kart okuyucu gibi personel devam kontrol (PDKS) verisinin puantaja aktarılabilmesi, elle veri girişini ve buna bağlı hataları ortadan kaldırır.
4. Çalışan portalı ve mobil erişim. Çalışanların izin, avans ve mesai taleplerini kendilerinin girmesi ve bu taleplerin onay akışıyla ilerlemesi, İK ekibinin rutin iş yükünü önemli ölçüde azaltır. Bordroların çalışanlara şifreli e-postayla ya da portaldan iletilmesi de aynı kazancın parçasıdır.
5. İşe alım, eğitim ve performans. İlan ve aday takibi, eğitim planları, hedef ve yetkinlik bazlı değerlendirme ve kariyer planları ihtiyaç listesindeyse, programın bunları standart yapısında mı yoksa ayrı bir paket ya da modülle mi sunduğu baştan bilinmeli.
6. Muhasebe ve ERP bağlantısı. Bordronun hangi hesaplara ve masraf merkezlerine muhasebeleşeceği programda kurgulanabilmeli. İK programının kullanılan ERP ile bağlı çalışması, bordronun muhasebeye elle aktarılmasının ve buna bağlı hataların önüne geçer.
7. Yetki yapısı ve KVKK. Bordro ve özlük bilgileri KVKK kapsamında hassas veridir. Kimin hangi çalışanın hangi bilgisini göreceği rol ve alan bazında tanımlanabilmeli, yapılan değişiklikler kayıt altında tutulmalı.
8. Raporlama ve bütçe. Personel maliyeti, izin bakiyeleri ve devamsızlık raporlarının hazır olması, zam senaryolarının bütçeye etkisinin de önceden hesaplanabilmesi gerekir; böylece ücret kararları tahmine değil rakamlara dayanır.
9. Ölçek ve büyüme. Çalışan, işyeri, şirket ve kullanıcı sayısı paket seçimini doğrudan belirler. Çalışan ve modül eklendikçe büyüyebilen bir yapı, birkaç yıl sonra yeniden sistem değiştirme zorunluluğunun önüne geçer.
Kurulumda dikkat edilmesi gerekenler
Bordrodaki gelir vergisi matrahı yıl boyunca kümülatif ilerlediği için yeni programa geçişin yıl başına planlanması en güvenli yoldur; yıl ortasında geçilecekse kümülatif değerlerin devri ayrıca doğrulanmalıdır. İlk ay bordronun eski ve yeni sistemde paralel hesaplanıp karşılaştırılması, kurgudaki farkların maaş ödemesinden önce yakalanmasını sağlar. Kazanç ve kesinti tanımları sade tutulmalı ve her birinin vergi ve SGK etkisi baştan netleşmeli; organizasyon yapısı ise onay akışlarının ve yetkilerin temeli olduğu için ilk adımda kurulmalıdır. Bordrosu mali müşavirle yürüyen işletmelerde de veri girişinin ve kontrolün kimde olacağı proje başında belirlenmelidir.
Peracom Yazılım’ın yetkili olduğu İK çözümleri
Peracom Yazılım, iki farklı ERP ailesinde, o ERP ile bağlı çalışan İK ve bordro çözümlerinde yetkili iş ortağıdır.
Logo Edge HR ve Logo Bordro Plus
Logo tarafında iki ürün farklı ihtiyaçlara karşılık verir. Logo Bordro Plus bordro, izin, avans ve özlük işlerini bir arada yürütür: SGK bildirimleri programdan hazırlanır, AR-GE, Teknokent ve istihdam teşvikleri hesaplanır, bordrolar çalışanlara şifreli e-postayla gönderilir. Ana pakette 10 kullanıcı ve 100 çalışan tanımlıdır; ihtiyaç arttıkça ek kullanıcı ve çalışan eklenir. Logo Edge HR ise bordronun yanında işe alım, çalışan portalı, eğitim, performans, kariyer ve bütçe simülasyonunu kapsayan, web tabanlı ve modüler bir insan kaynakları ürünüdür; özel sektörün yanında kamu kurumlarında da kullanılır. Logo j-HR kullanan işletmeler için geçiş süreci j-HR’dan Edge HR’a geçiş yazımızda ayrıntılı olarak yer alıyor. Ürün ayrıntıları Logo Edge HR ve Logo Bordro Plus sayfalarımızda.
DİA Personel ve Bordro, DİA İnsan Kaynakları
DİA’da İK işleri iki paketle yürür. Personel ve Bordro paketi özlük, puantaj, vardiya, kıdem ve ihbar hesaplarını, SGK bildirgelerini ve e-Bildirge gönderimini kapsar; SGK web paneli entegrasyonu sayesinde birçok işlemde ön bilgiler SGK ekranına kendiliğinden gelir. İnsan Kaynakları paketi ise işe alım, eğitim, performans ve yetenek yönetimini ekler. İki paket ihtiyaca göre ayrı ya da birlikte kullanılır ve bulut tabanlı olduğu için masaüstünden ve mobil uygulamadan erişilir. Ayrıntılar DİA insan kaynakları sayfamızda.
İK projeniz için
Peracom Yazılım, İK projelerinde mevcut bordro ve İK süreçlerinin analizinden ücret kalemlerinin kurgusuna, geçmiş verilerin aktarımından ilk bordronun paralel kontrolüne ve ekibin eğitimine kadar bütün aşamaları yürütür. İK süreçlerinizi ve ihtiyaçlarınızı konuşmak için 0212 243 10 80 numaralı telefondan ya da iletişim formundan bize ulaşabilirsiniz.